Что необходимо знать работникам и работодателям про электронные трудовые книжки

Федеральный закон №439-ФЗ от 16 декабря 2019 г.  «О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации в части формирования сведений о трудовой деятельности в электронном виде» (далее – ФЗ №439-ФЗ)  и №436-ФЗ от 16 декабря 2019 г. 

«О внесении изменений в Федеральный закон «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» ввели обязательное формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде, которые будут постепенно заменять трудовую книжку бумажного формата. Изменения вступили в силу с 1 января 2020 г. и затрагивают как работодателей, так и работников.

Что необходимо знать работникам

ФЗ №439-ФЗ обязывает всех работников до 31 декабря 2020 г. включительно подать заявление о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст.66 ТК РФ (в бумажном формате) или о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст.66.1 ТК РФ (ведение трудовой книжки исключительно в электронном формате). В последнем случае трудовая книжка выдается работнику на руки. При выдаче трудовой книжки в нее вносится запись о подаче работником заявления о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности. Если же работник не подаст никакого заявления, то работодатель продолжит вести трудовую книжку в соответствии со ст.66 ТК РФ (в бумажном формате).

Работник, который воспользовался своим правом на дальнейшее ведение работодателем трудовой книжки в бумажном формате, это право сохраняется при последующем трудоустройстве к другим работодателям.

Работник, подавший письменное заявление о продолжении ведения работодателем трудовой книжки в бумажном формате, имеет право в последующем подать работодателю письменное заявление о предоставлении ему работодателем сведений о трудовой деятельности в соответствии со статьей 66.1 ТК РФ.

Лица, не имевшие возможности по 31 декабря 2020 г. подать работодателю одно из заявлений, будут вправе сделать это в любое время. К таким лицам закон относит, например, работников, которые по состоянию на 31 декабря 2020 г. не исполняли свои трудовые обязанности, но за ними сохранялось место работы или лица, имеющие стаж работы по трудовому договору (служебному контракту), но по состоянию на 31 декабря 2020 г. не состоявшие в трудовых (служебных) отношениях.

В отношении лиц, впервые поступающих на работу после 31 декабря 2020 г., будут формироваться сведения о трудовой деятельности в электронном виде. Трудовые книжки на них оформляться не будут.

Получать сведения о трудовой деятельности можно:

у работодателя по последнему месту работы (за период работы у данного работодателя) на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя);

в многофункциональном центре предоставления государственных и муниципальных услуг на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом;

в Пенсионном фонде Российской Федерации на бумажном носителе, заверенные надлежащим образом, или в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью;

с использованием единого портала государственных и муниципальных услуг в форме электронного документа, подписанного усиленной квалифицированной электронной подписью.

Обязанности работодателя, в связи с вступившими изменениями

С 2020 года вводится обязанность предоставлять в ПФР сведения о трудовой деятельности работников в случаях приема на работу, переводов на другую постоянную работу и увольнения, подачи заявлений о продолжении ведения трудовой книжки в соответствии со ст.66 ТК РФ или предоставление сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст.66.1 ТК РФ. Данные сведения на каждого работника направляются не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором имели место указанные выше случаи. При первом направлении должны быть одновременно представлены сведения по состоянию на 1 января 2020 г.

До 30 июня 2020 г. включительно работодатели обязаны письменно уведомить всех работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с формированием сведений о трудовой деятельности в электронном виде, а также о праве сделать выбор между продолжением ведения трудовой книжки в бумажном формате или предоставлении сведений о трудовой деятельности.

А также в течение 2020 года работодатели обязаны осуществить следующие мероприятия: при необходимости обеспечивают принятие (изменение) локальных нормативных актов, подготовку и обсуждение изменений в соглашения и коллективные договоры, обеспечение технической готовности к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР.